Privacybeleid

Presentis B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van (privacygevoelige) informatie in en rondom Presentis. Presentis B.V. neemt voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen. Deze maatregelen zijn gericht op het continu waarborgen van de Betrouwbaarheid, de Integriteit en de Vertrouwelijkheid (BIV) van de informatie in en rondom Presentis. Graag geven wij hierover duidelijkheid.

Contactinformatie

Presentis B.V.
Watermanstraat 47
Postbus 2104
7302 EM Apeldoorn
085 – 401 93 69

Wetgeving en Privacy Convenant

Presentis B.V. levert softwareproducten aan onderwijsinstellingen. Vanuit die hoedanigheid verwerkt Presentis B.V. persoonsgegevens. Presentis B.V. verwerkt deze (persoons)gegevens in opdracht van de Verantwoordelijke, de onderwijsinstelling. Dit is ook zo afgesproken in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy, zoals gepubliceerd op www.privacyconvenant.nl. Tegelijk met het Convenant is een model Verwerkersovereenkomst gepubliceerd die Presentis B.V. ook gebruikt in de afspraken met de scholen. Presentis B.V. onderschrijft het Convenant en hanteert de model Verwerkersovereenkomst.

In het kader van onze dienstverlening of doordat u deze gegevens aan ons heeft verstrekt of doordat de onderwijsinstelling deze heeft opgenomen in ons systeem, verwerken wij zeer uiteenlopende persoonsgegevens, dit kan gaan om reguliere alsook bijzondere persoonsgegevens:

  • Naam, adres, woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • KVK-nummer;
  • BTW nummer;
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • ID-nummer;
  • Burgerlijke staat;
  • Gezinssamenstelling;

Op basis waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG: 

  • wettelijke verplichting
  • uitvoering van een overeenkomst
  • door u gegeven toestemming:
  • gerechtvaardigd belang

Doeleinden

Wij verwerken de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden: 

  • het leveren van een softwarepakket aan de onderwijsinstelling
  • Het voeren van onze administratie, hieronder wordt in ieder geval verstaan het innen van declaraties
  • Om te komen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen
  • Het ontplooien en onderhouden van marketing- en communicatie activiteiten, denk hierbij aan het informeren over de nieuwste ontwikkelingen
  • sollicitatieprocedures

Met wie delen wij persoonsgegevens

Het uitgangspunt van Presentis B.V. is dat wij in beginsel uw persoonsgegevens niet met derden delen. Het kan evenwel voorkomen dat deling met derden, met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden, noodzakelijk is. Hierbij valt te denken aan een IT-leverancier of een accountant. Mocht het zo zijn dat wij persoonsgegevens met derden delen en deze derden verwerken in opdracht van Presentis B.V. de persoonsgegevens, zullen wij uiteraard een Verwerkersovereenkomst sluiten. 

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens 

Presentis zal uw persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is, bewaren voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving.

 

Beveiliging van Persoonsgegevens

Presentis B.V. is zich bewust van het feit dat zij door de onderwijsinstelling gevoelige persoonsgegevens onder zich krijgt. Presentis spant zich ervoor in dat deze persoonsgegevens op vertrouwelijke wijze worden verwerkt en zal maatregelen treffen om dat niveau te borgen. Deze maatregelen hebben betrekking op de toegang tot Presentis, op de verbindingen met Presentis en op de organisatie binnen Presentis B.V.. Zo hebben wij onder meer onderstaande maatregelen getroffen:

Toegang tot Presentis

Met behulp van een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met twee-traps-authenticatie voor medewerkers van onderwijsinstellingen) krijgt iedere gebruiker toegang tot zijn informatie binnen Presentis. Het is belangrijk om deze informatie niet te delen met anderen of te gebruiken voor het inloggen op applicaties van derden. Presentis biedt een sterk wachtwoordbeleid eventueel in combinatie met twee-traps-authenticatie. 

Beveiligde verbindingen

Alle verbindingen met Presentis zijn beveiligd met een SSL certificaat. Let bij het gebruik op het slotje in de adresbalk van uw browser. Met een SSL verbinding worden (persoons)gegevens beveiligd verzonden en ontvangen over het internet. 

Medewerkers

Alle medewerkers (ook ingehuurde derden) van Presentis B.V. hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Daarnaast wordt elke nieuwe medewerker tijdens de inwerkperiode opgeleid om te handelen naar het actuele Informatiebeveiligings- en Privacy beleid. Toegang tot de data verwerkende systemen is gelimiteerd tot de medewerkers die op basis van hun functie en werkzaamheden toegang nodig hebben.

Actieve ondersteuning naar onderwijsinstellingen

Presentis B.V. ondersteunt onderwijsinstellingen vanuit haar verwerkersrol bij het gebruik en de inrichting van Presentis. Kennis wordt gedeeld met onderwijsinstellingen. Ook communiceert Presentis B.V. regelmatig over de onderwerpen Informatiebeveiliging en Privacy via mailingen en bijeenkomsten.

Europese Economische Ruimte

Presentis B.V. verwerkt de gegevens uitsluitend binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte. Voor deze landen geldt de Europese privacy richtlijn en biedt zekerheid over een passend beschermingsniveau van uw gegevens.

 

Rechten betrokkenen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft u als betrokkene een aantal rechten. Zo heeft u de volgende rechten:

  • recht op informatie
  • recht op inzage 
  • recht op correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming
  • recht van verzet
  • recht op dataportabiliteit
  • recht op vergetelheid
  • recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens
  • recht om eerder gegeven toestemming in te trekken

Mocht u een van bovenstaande rechten willen uitoefenen, dan verzoeken wij u om dit middels bovenstaande contactgegevens kenbaar te maken. Presentis B.V. tracht om binnen vier weken nadat wij uw verzoek hebben ontvangen op uw verzoek te reageren.

Hierbij merken wij op dat wij proberen om zoveel mogelijk aan uw verzoek te voldoen. Er kunnen evenwel omstandigheden voordoen, als gevolg waarvan niet over kunnen gaan tot een volledige uitvoering van uw verzoek. Voorts bestaat de mogelijkheid dat wij u verzoeken om aan te tonen dat uzelf het verzoek heeft gedaan. Dit kunnen wij doen door bijvoorbeeld om een kopie identiteitsbewijs toe te sturen. Uiteraard dient u dan wel het BSN nummer en pasfoto af te schermen. 

Cookiebeleid

De web versie van Presentis maakt gebruik van 2 cookies:

  • Sessie ID. Deze cookie identificeert de actieve sessie op de server met het betreffende device. Deze cookie is geen tracking cookie, bevat geen persoonsgegevens en leidt niet tot een uniek identificeerbare persoon.
  • Server ID. Deze cookie onthoudt met welke server van Presentis je tijdens de huidige sessie bent verbonden.

Voor meer informatie over het gebruik van de cookies, verwijzen wij u naar de cookieverklaring.

Klachten

Presentis streeft er naar om alle persoonsgegevens op zorgvuldige wijze te verwerken. Mocht u, ondanks onze inspanningen, van oordeel zijn dat wij uw persoonsgegevens op een onzorgvuldige of onrechtmatige wijze verwerken of dat wij bijvoorbeeld onvoldoende reageren op uw verzoek, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens en hier een klacht indienen.